Hieronder staat welke gegevens we verwerken, waarom we dat mogen, met wie we ze delen en wat jouw rechten zijn. In gewone taal, want een privacyverklaring die niemand begrijpt heeft geen zin.
Laatst bijgewerkt op 12 augustus 2026.
Op deze pagina
ForzaProject is projectmanagementsoftware van IT Als Bron, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 85743402.
IT Als Bron
Christianiastraat 2
2034 KB Haarlem
KvK-nummer 85743402
Vragen over je gegevens of een verzoek indienen? Gebruik het contactformulier. Je krijgt van ons een bevestiging, zodat je kunt aantonen dat je het verzoek hebt gedaan.
We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Gezien de aard en de omvang van wat wij verwerken, zijn we dat niet verplicht. Privacyvragen en verzoeken komen dus rechtstreeks bij ons binnen.
Partner is het woord dat wij voor onze klanten gebruiken. Als partner heb jij een eigen afgeschermde omgeving. Er zijn twee situaties, en het verschil bepaalt bij wie je moet zijn:
IT Als Bron bepaalt het doel voor:
Onze eigen administratie, de beveiliging van het platform en de berichten die je via deze website stuurt. Daarvoor zijn wij verantwoordelijk en kun je bij ons terecht.
Jij als partner bepaalt het doel voor:
De gegevens in je omgeving, de accounts die je aanmaakt en de rechten die je toekent. Ook bepaal je zelf wat jij en je collega's erin vastleggen. Daarvoor ben jij verantwoordelijk en verwerken wij de gegevens alleen in jouw opdracht.
Omdat jij bepaalt wat er in je omgeving wordt vastgelegd, ben je er ook verantwoordelijk voor dat je gebruikers alleen gegevens vastleggen waarvoor je een geldige reden hebt. Let vooral op bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, geloof of afkomst, en op gegevens over strafbare feiten. Voor allebei gelden extra strenge regels, en het zijn in de wet twee verschillende categorieën. Zie de waarschuwing bij welke gegevens we verwerken.
Wij kijken niet in je omgeving voor onze eigen doeleinden. Alleen als het nodig is voor support, een storing, een beveiligingsincident of herstel, kan een medewerker van ons met de overnamefunctie meekijken. Dat is dan zichtbaar in beeld, en elke wijziging die daarbij wordt gedaan staat op naam van die medewerker in jouw eigen logboek. Zo kun je achteraf altijd zien wanneer wij in je omgeving zijn geweest en wat we hebben gedaan.
Heeft iemand uit je eigen team een vraag over zijn gegevens in de omgeving, dan komt die vraag bij jou terecht en niet bij ons. Weet je niet zeker bij wie iets thuishoort? Stel je vraag gerust aan ons, dan denken we mee.
Meestal van jou. Je richt zelf je omgeving in, nodigt gebruikers uit en legt de projectgegevens vast. De naam en het zakelijke e-mailadres van iemand die je uitnodigt krijgen we dus van jou, niet van die persoon zelf. Datzelfde geldt voor gegevens over collega's die in een project worden vastgelegd, bijvoorbeeld wie ergens verantwoordelijk voor is.
Vult iemand het contactformulier op deze website in, dan krijgen we die gegevens rechtstreeks van die persoon.
Accountgegevens van jou en je gebruikers
De naam, het e-mailadres en eventueel het telefoonnummer van iedereen die je uitnodigt. Nodig om te kunnen inloggen, om in de omgeving te zien wie wie is en om contact op te nemen over een account.
Gegevens die in je omgeving worden vastgelegd
Projecten, acties, uren, budgetten, besluiten en alles wat er verder wordt vastgelegd. Jij bepaalt als partner waarvoor die gegevens worden gebruikt. Wij verwerken ze alleen in jouw opdracht, om ForzaProject te leveren, te beveiligen en te ondersteunen.
Gebruiks- en logboekgegevens
Wanneer er wordt in- en uitgelogd, welke wijzigingen er worden gedaan en welke beveiligingsgebeurtenissen plaatsvinden. Nodig om misbruik te herkennen en om wijzigingen herleidbaar te houden. Je kunt ze zelf inzien in je omgeving.
Technische gegevens
Het IP-adres en de browser- en apparaatgegevens waarmee wordt ingelogd, zoals de browser, de versie en het besturingssysteem. Nodig om de sessie te beveiligen, om te zien of iemand probeert in te breken en om storingen te onderzoeken.
Let op met gevoelige informatie
ForzaProject is algemene projectsoftware met veel vrije tekstvelden. Wij vragen nergens om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, geloof of afkomst, en ook niet om gegevens over strafbare feiten. Voor allebei gelden strengere regels, en ForzaProject is er niet op ingericht om ze te verwerken. Leg ze dus niet vast. Als partner bepaal jij wat je gebruikers invullen, dus zorg dat dit binnen de gemaakte afspraken blijft. Heb je daar toch een geldige reden voor, maak daar dan eerst afspraken over.
De privacywet vraagt van ons dat we per verwerking uitleggen waarom we die doen en op welke juridische grond we ons baseren. Er staat ook bij welke rol wij hebben, want dat maakt verschil: waar wij in opdracht van een partner werken, is het de partner die de grond bepaalt en niet wij.
| Waarvoor | Welke gegevens | Onze rol | Op welke grond |
|---|---|---|---|
| Accounts aanmaken en toegang geven binnen de omgeving van een partner | Naam, e-mailadres, telefoonnummer | Wij verwerken in opdracht | De partner bepaalt de grond; wij verwerken op basis van de verwerkersovereenkomst |
| De gegevens in de omgeving van een partner opslaan en tonen | Alles wat in de omgeving wordt vastgelegd | Wij verwerken in opdracht | De partner bepaalt de grond; wij verwerken op basis van de verwerkersovereenkomst |
| Contact houden met onze contactpersonen bij een partner | Naam, zakelijke contactgegevens | Wij zijn verantwoordelijk | Uitvoering van de overeenkomst met de partner |
| Het platform beveiligen en misbruik herkennen | Inlogmomenten, IP-adres, browser- en apparaatgegevens | Wij zijn verantwoordelijk | Gerechtvaardigd belang: de omgevingen van onze partners beschermen tegen misbruik en verlies |
| Het logboek binnen de omgeving van een partner bijhouden, zodat wijzigingen herleidbaar blijven | Wie wat wanneer wijzigde | Wij verwerken in opdracht | De partner bepaalt de grond; wij verwerken op basis van de verwerkersovereenkomst |
| Een vraag via het contactformulier beantwoorden | Naam, e-mailadres, het bericht | Wij zijn verantwoordelijk | Gerechtvaardigd belang: kunnen reageren op wie contact met ons opneemt |
| Onze administratie voeren en facturen bewaren | Naam en zakelijke gegevens | Wij zijn verantwoordelijk | Wettelijke verplichting |
We gebruiken je gegevens niet voor reclame en we verkopen ze niet. Willen we ze ooit voor iets anders gebruiken dan hierboven staat, dan passen we eerst deze verklaring aan en laten we het je weten.
Een naam en een e-mailadres hebben we nodig om een account te kunnen maken. Zonder die twee kan iemand niet inloggen en kunnen collega's niet zien wie waar verantwoordelijk voor is. Een telefoonnummer is optioneel; dat vragen we alleen om iemand te kunnen bereiken als e-mail niet werkt. Op het contactformulier zijn alleen de naam, het e-mailadres en het bericht verplicht.
We schakelen een paar partijen in die nodig zijn om de dienst te kunnen leveren. Zij mogen de gegevens alleen voor ons verwerken en niet voor zichzelf gebruiken. Dit zijn ze:
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| DigitalOcean | Servers, database en dagelijkse back-ups | Amsterdam, Nederland |
| Brevo | Versturen van e-mail, zoals uitnodigingen en meldingen | Europese Unie |
| Laravel Forge | Technisch beheer en uitrol van de server. Wij slaan er bewust geen projectgegevens in op, maar Forge verwerkt wel technische server- en beheergegevens | Verenigde Staten |
| Anthropic | De optionele AI-functie ForzAI, alleen als je die zelf aanzet | Verenigde Staten |
Daarnaast geven we gegevens alleen aan anderen als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst of aan een toezichthouder. Wisselen we van leverancier, dan passen we deze lijst aan.
De projectgegevens zelf, de database en de gewone back-ups staan in een datacentrum in Amsterdam. Die blijven in Nederland. Meer over hoe dat is ingericht staat op de pagina over beveiliging.
Een paar dingen gaan wel de grens over. E-mail die we versturen loopt via een dienst binnen de Europese Unie. Het beheer van de server loopt via een partij in de Verenigde Staten, die daarbij geen projectgegevens opslaat. En zet je de AI-functie ForzAI aan, dan gaat de tekst waar om hulp wordt gevraagd naar een leverancier in de Verenigde Staten. Hoe dat werkt, staat hieronder. Voor die doorgifte leggen we in onze overeenkomst met die leveranciers vast welke Europese waarborgen gelden.
ForzaProject heeft een AI-functie die met je meedenkt, bijvoorbeeld over een risico of een planning. Die functie staat standaard uit en wordt alleen gebruikt als je hem zelf bewust aanzet.
Wat er wordt verstuurd: alleen de tekst van het onderdeel waarover je iets vraagt, bijvoorbeeld de omschrijving van een risico. Niet je hele omgeving en niet je wachtwoord.
Naar wie: naar Anthropic, de maker van het Claude-model. Die verwerking vindt buiten Nederland plaats.
Namen eruit: klant- en persoonsnamen worden er vooraf uitgefilterd en pas in het antwoord weer teruggezet. Belangrijk om te weten: dat maakt de tekst niet anoniem. Uit de inhoud van een project kan soms alsnog worden afgeleid om wie of welke organisatie het gaat. Zet er dus niets in wat je niet buiten de deur wilt hebben.
Spraakinvoer: gebruik je de microfoonknop, dan gaat de zin die je uitspreekt wel ongefilterd mee. Dat is nodig omdat de AI die zin juist moet ontleden. Het omzetten van spraak naar tekst doet je browser of je apparaat, niet ForzaProject. Afhankelijk van je apparaat en je instellingen kan het geluid daarbij naar de maker van je browser of besturingssysteem gaan. Daar hebben wij geen invloed op. Noem daarom liever geen namen als je iets inspreekt.
Wat Anthropic ermee doet: wij gebruiken de zakelijke Anthropic-koppeling. Anthropic gebruikt de verzonden tekst en het antwoord standaard niet om zijn modellen te trainen, en verwijdert ze normaal gesproken binnen dertig dagen. In uitzonderlijke gevallen kan dat langer zijn, bijvoorbeeld als de wet dat verplicht of als er onderzoek naar misbruik loopt.
Wat wij vastleggen: wanneer de functie is gebruikt, door wie en hoeveel tekst het was. De inhoud van de vraag en het antwoord bewaren we niet in dat logboek.
Geen besluiten: ForzAI geeft suggesties en signalen, meer niet. Het neemt geen besluiten over personen en bepaalt niet iemands beoordeling, toegang of positie. Jij beoordeelt zelf wat je met een suggestie doet.
We bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben.
Accountgegevens
Zolang het account bestaat. Gaat iemand weg, dan zet je het account op inactief: die persoon kan niet meer inloggen, maar de naam blijft leesbaar bij het werk dat hij heeft gedaan. Moet een account echt weg, laat het ons weten, dan verwijderen we de account- en contactgegevens. De regels in het logboek blijven wel bestaan, want anders is niet meer na te gaan wie wat heeft gedaan.
De gegevens in je omgeving
Zolang de overeenkomst loopt. Daarna blijft de omgeving veertien dagen beschikbaar om een volledige kopie te exporteren. Daarna verwijderen we de gegevens.
Wat je in de prullenbak gooit
Verwijderen in ForzaProject is bewust omkeerbaar. Een project of een actie die je weggooit gaat naar de prullenbak, zodat je hem kunt terugzetten als er iets per ongeluk weg is. De gegevens zijn dus nog niet uit de database. Ze worden op dit moment nog niet automatisch opgeruimd: wil je iets definitief kwijt, laat het ons dan weten, dan wissen we het voorgoed. We werken aan een vaste termijn waarna de prullenbak zichzelf leegmaakt.
Back-ups
Veertien dagen. Daarna worden ze automatisch overschreven. Verwijderde gegevens kunnen dus nog maximaal veertien dagen in een back-up staan.
Logboeken over inloggen en wijzigingen
Zolang de omgeving bestaat. Ze zijn juist bedoeld om achteraf te kunnen nagaan wat er is gebeurd. In die regels staat wie iets deed en wanneer, dus ook de naam van iemand van wie het account al is verwijderd blijft daar staan.
Bezoekcijfers van deze website
Twaalf maanden. Daarna worden de bezoekregels, inclusief het IP-adres, automatisch verwijderd. Hoe we tellen staat in hoofdstuk 11.
Facturen en administratie
Zeven jaar, omdat de belastingwet dat voorschrijft.
Deze rechten gelden voor iedereen van wie we gegevens verwerken, dus voor jou en voor de mensen die je uitnodigt.
Inzage. Je mag weten welke gegevens we van je hebben.
Correctie. Kloppen ze niet, dan passen we ze aan.
Verwijdering. Je mag vragen je gegevens te wissen. Wij halen ze dan ook uit de prullenbak, zodat ze echt weg zijn.
Beperking. Je mag vragen een verwerking tijdelijk stil te leggen, bijvoorbeeld zolang we een correctie uitzoeken.
Overdracht. Geldt het wettelijke recht op overdracht, dan krijg je de gegevens die je zelf hebt aangeleverd in een gangbaar bestandsformaat mee. Als partner kun je daarnaast altijd je hele omgeving exporteren, los van dit recht.
Bezwaar. Je mag bezwaar maken tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang berust.
Toestemming intrekken. Vragen we ooit je toestemming, dan mag je die altijd weer intrekken. Wat daarvóór gebeurde blijft geldig.
Geen besluit door een computer alleen. Je hoeft geen besluit te accepteren dat volledig automatisch is genomen. Bij ForzaProject gebeurt dat niet, zie de uitleg over ForzAI hieronder.
Wil je van een van deze rechten gebruikmaken, laat het ons weten via het contactformulier. We reageren binnen een maand. Gaat het om gegevens die in de omgeving van een partner staan, dan sturen we het verzoek door naar die partner, want die beslist daarover.
Deze rechten gelden niet altijd onbeperkt. Een verzoek om iets te wissen kunnen we bijvoorbeeld niet volledig uitvoeren als we de gegevens wettelijk moeten bewaren, zoals bij facturen, of als we ze nog nodig hebben bij een geschil. We leggen altijd uit waarom we iets niet kunnen doen.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Dan proberen we het zo snel mogelijk op te lossen. Kom je er met ons niet uit, dan mag je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat is de Nederlandse toezichthouder op privacy.
Verandert er iets aan de manier waarop we met gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat wanneer dat voor het laatst gebeurde.
Gaat het om een belangrijke wijziging, bijvoorbeeld een nieuw doel, een nieuwe leverancier of verwerking in een ander land, dan wachten we niet tot je het toevallig leest. Je krijgt er dan bericht over per e-mail of in de omgeving zelf.
